Privacybeleid stichting Gea

versie mei 2018

Algemeen

Onderstaande privacyverklaring is opgesteld door en van toepassing op Stichting Geologische Activiteiten (St. GEA), geregistreerd bij de kamer van koophandel onder nummer 41198447. De privacyverklaring is goedgekeurd door het Bestuur van St. GEA en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die sinds 25 mei 2018 gehandhaafd wordt.

Omdat u donateur wilt worden (of reeds bent) van St. GEA, hebben wij een aantal persoonsgegevens van u nodig voor:

• De donateursadministratie en financiën;
• Het toezenden van het tijdschrift GEA.

Voor de donateursadministratie en –financiën zijn dat:

• Uw geslacht, voor-en achternaam
• Uw woonadres (adres, woonplaats, postcode)
• Uw telefoonnummer
• Uw e-mailadres
• Uw bankrekeningnummer

Voor de toezending van het tijdschrift Gea:

• Uw voor- en achternaam
• Uw woonadres

Persoonsgegevens: verstrekking op vrijwillige basis

St. GEA gebruikt deze persoonsgegevens om haar doelstelling uit te kunnen voeren, te weten:

• Het uitbrengen en distribueren van het tijdschrift GEA en haar nieuwsbrief;
• Het organiseren van contact- en studiedagen;
• Het organiseren van de GEA-beurs.
• Het in kringverband of in een werkgroep uitvoeren van activiteiten.

In voorkomende gevallen, zoals bij excursies, hebben wij meer persoonlijke gegevens van u nodig. U zult daar altijd eerst om gevraagd worden.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

St. GEA verstrekt deze persoonsgegevens op twee uitzonderingen na niet aan derden. Deze uitzondering zijn:

1. De drukker van het tijdschrift GEA, welke onlosmakelijk verbonden is aan het donateurschap.
2. De Stichting Minerals Foundation. St. GEA is een samenwerkingsovereenkomst aangegaan met de stichting Minerals Foundation (St. MF). Als donateur van stichting GEA kunt u gratis “gold member” worden van de stichting Minerals Foundation, via een persoonlijke aanmelding bij Minerals Foundation.
   Voor verificatie van het donateursnummer en de juistheid van de aanmelding zijn uw gegevens daarbij nodig. De St. MF en St. GEA wisselen ter controle van de juistheid van de aanmelding voor het Gold Memberschap de volgende gegevens uit: naam, adres, woonplaats, donateur nummer en e-mailadres

Deze twee derden verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en ten behoeve van de (doelstellingen) van St. GEA. Met beide organisaties is hiervoor een verwerkersovereenkomst afgesloten, om uw privacy te waarborgen.

Beveiligde opslag van uw persoonsgegevens

De door u verstrekte persoonsgegevens worden door St. GEA in een beveiligde omgeving opgeslagen.
Interne inzage en verwerking daarvan is uitsluitend voorbehouden aan personen die daartoe door het bestuur van St. GEA zijn gevolmachtigd. Deze gevolmachtigden hebben hiervoor een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang u donateur van St. GEA bent. Na beëindiging van het donateurschap worden uw gegevens maximaal 2 jaar bewaard, tenzij er voor bepaalde gegevens een andere wettelijke bewaarplicht geldt. In het geval van de persoonsgegevens die financiële administratie van St. GEA van belang zijn, is deze bewaartermijn 5 jaar.

Recht op inzage, aanpassing en verwijdering

U heeft het recht om het verzoek in te dienen uw persoonsgegevens te laten aanpassen, in te zien of te verwijderen.

Op de GEA-beurs en andere GEA-manifestaties worden foto’s gemaakt. Deze worden gemaakt door het bestuur van St. GEA aangewezen personen, herkenbaar aan een badge. De foto’s kunnen op de GEA website, de GEA Facebook pagina, het GEA twitter account of de site https://www.geologie.nu gebruikt worden voor promotie doeleinden t.b.v. de GEA en haar activiteiten. De foto’s worden niet aan derden verstrekt. Als u een door de fotograaf ter plekke gemaakte of op genoemde Social Media geplaatste foto verwijderd wilt hebben, dan kunt u daartoe een verzoek indienen. Wij zullen de foto dan zo snel mogelijk verwijderen.

Voor inzage, aanpassing of verwijdering kunt u ons mailen op: bestuurslid_ict@gea-geologie.nl.

Recht op inzage, aanpassing en verwijdering  specifiek voor Gea kring Drenthe

Tijdens activiteiten van Gea kring Drenthe: kringavonden, Gea-kids bijeenkomsten, excursies, beurzen en manifestaties worden foto’s gemaakt die in de nieuwsbrief, op de kringwebsite https://gea-drenthe.nl, Gea Drenthe Facebook pagina https://www.facebook.com/GEA.Drenthe, en op de Gea Drenthe fotowebsite  https://www.flickr.com/photos/gea-drenthe/ worden geplaatst, en gebruikt kunnen worden voor promotiedoeleinden voor Gea kring Drenthe en haar activiteiten. Als u een door de fotograaf ter plekke gemaakte of op genoemde Social Media geplaatste foto verwijderd wilt hebben, dan kunt u daartoe een verzoek indienen. Wij zullen de foto dan zo snel mogelijk verwijderen.

Voor inzage, aanpassing of verwijdering van foto’s  voor of door Gea kring Drenthe kunt u ons mailen op: secretaris@gea-drenthe.nl

Incidenten met uw persoonsgegevens

Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande uw persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve persoonlijke gevolgen. Wij streven ernaar dit te doen binnen 72 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of hierover zijn geïnformeerd.

Klachtenprocedure

Indien u een klacht heeft (over het gebruik van uw persoonsgegevens) kunt u deze indienen bij het met privacy beleid belaste bestuurslid via bestuurslid_ict@gea-geologie.nl.
De verklaring wordt aan elke nieuwe donateur (schriftelijk) uitgereikt en is gepubliceerd in het tijdschrift GEA alsmede op de beveiligde website van St. GEA https://www.gea-geologie.nl)